Sesorel Gizlilik Politikası

Bu politika, [SAĞLAYICI UNVANI] ("Sağlayıcı", "biz") tarafından sunulan Sesorel mobil uygulaması, web paneli ve kayıt cihazından oluşan toplantı kayıt platformunda ("Platform") kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklar.

1. Kim sorumlu?

Platform, şirketlerin (kurumsal müşterilerimizin) satış ve iş toplantılarını kaydetmek ve raporlamak için kullandığı kurumsal bir hizmettir. Bireysel kullanıcılara sunulmaz. Uygulamaya yalnızca işvereninizin açtığı bir hesapla girebilirsiniz.

• Toplantı ve kullanıcı verileri: Bu veriler için veri sorumlusu, Platform'u kullanan şirkettir (çoğunlukla işvereniniz). Bu veriler toplantı kayıtları, deşifreler, raporlar, katılımcı bilgileri, konum ve kullanıcı hesaplarıdır. Biz bu verileri yalnızca o şirketin talimatıyla ve onun adına, veri işleyen olarak işleriz. Bu verilerle ilgili haklarınızı kullanmak için önce o şirkete başvurmanız gerekir. Şirketin aydınlatma metni uygulamanın ilk açılışında gösterilir.
• Müşteri hesabı, abonelik ve faturalama verileri: Bu veriler için veri sorumlusu biziz: [SAĞLAYICI UNVANI], [SAĞLAYICI ADRESİ], MERSİS: [SAĞLAYICI MERSİS NO], VERBİS: [SAĞLAYICI VERBİS KAYIT NO].
• Kendi sunucusunda kurulum (on-prem): Şirketiniz Platform'u kendi sunucularında çalıştırıyorsa verileriniz bize hiç gelmez. Bu durumda bu politikanın yalnızca mobil uygulamaya ilişkin bölümleri (3. ve 4. bölümler) geçerlidir.

2. Hangi verileri işliyoruz?

2.1. Şirket adına işlediğimiz veriler (veri işleyen olarak)

2.2. Kendi adımıza işlediğimiz veriler (veri sorumlusu olarak)

• Müşteri şirketin fatura bilgileri: unvan, vergi numarası, adres, telefon, yetkili kişinin adı ve TC kimlik numarası. TC kimlik numarası şifreli saklanır ve maskeli gösterilir.
• Abonelik ve ödeme kayıtları: plan, dönem, kullanım miktarı (işlenen dakika), fatura ve ödeme olayları. Kart bilgileri iyzico'nun ödeme formuna girilir ve bize gelmez.
• Platform yöneticisi ve iş ortağı kullanıcılarının hesap bilgileri ve yaptıkları işlemlerin kaydı.
• Destek ve iletişim yazışmaları.

2.3. Toplamadığımız veriler

Reklam kimliği, izleme (tracking), analitik veya reklam amaçlı veri, kişiler/rehber, fotoğraflar ve sağlık verisi toplanmaz. Kamera yalnızca QR kodu okumak için kullanılır; görüntü saklanmaz. Mobil uygulamada çökme analitiği yoktur. Verileriniz satılmaz.

2.4. Web sitemizi ziyaret ettiğinizde

Web sitemizde sayfa görüntülemeleri çerez ya da kimlik kullanılmadan, yalnızca toplu olarak sayılır. Sayımda ziyaret edilen sayfanın yolu, sizi yönlendiren sitenin alan adı ve bağlantıdaki kampanya etiketleri (utm) günlük toplamlar olarak tutulur. IP adresiniz ve sizi tanıyan bir tarayıcı kimliği saklanmaz; ziyaretler kişiye bağlanmaz. Tarayıcınızda "Do Not Track" ya da "Global Privacy Control" açıksa sayım yapılmaz. Site formlarından (deneme kaydı, teklif, tanıtım görüşmesi) gönderdiğiniz bilgiler yalnızca talebinizi yanıtlamak için kullanılır; talebe, aynı tarayıcı sekmesinde ilk açtığınız sayfa, geldiğiniz sitenin alan adı ve kampanya etiketleri eklenir. Bülten aboneliği çift onaylıdır: formu gönderdiğinizde e-posta adresinize bir onay bağlantısı gelir ve abonelik ancak bu bağlantıyla onayladığınızda başlar. Onayınızın kanıtı olarak e-posta adresiniz, onay zamanı ve kabul ettiğiniz onay metninin sürümü saklanır. Her bültende abonelikten çıkma bağlantısı bulunur; çıktığınızda size bülten gönderilmez.

3. Uygulama izinleri

4. Amaçlar ve hukuki sebepler

Şirket adına işlenen verilerin amacı ve hukuki sebebi, şirketinizin aydınlatma metninde yer alır. Kendi adımıza işlediğimiz verileri şu amaç ve sebeplerle işleriz:

• sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c),
• vergi ve ticaret mevzuatından doğan yükümlülükler (m.5/2-ç),
• hizmet güvenliği ve dolandırıcılığın önlenmesi konusundaki meşru menfaatimiz (m.5/2-f).

5. Veriler nerede ve kimlerle paylaşılıyor?

• Barındırma: Bulut (SaaS) hizmetinde tüm veriler Türkiye'deki ([VERİ MERKEZİ İLİ]) veri merkezimizde saklanır.
• Yapay zekâ: Konuşmanın metne dönüştürülmesi, rapor üretimi ve arama, kendi sunucularımızda çalışan modellerle yapılır. Toplantı içeriği yurt dışındaki hiçbir yapay zekâ hizmetine gönderilmez ve model eğitiminde kullanılmaz.
• E-posta: Raporlar, şirketin kendi e-posta sunucusundan katılımcılara gönderilir. Şirket bir e-posta sunucusu tanımlamamışsa bizim e-posta altyapımız kullanılır [DOĞRULANACAK: altyapı sağlayıcısı].
• Ödeme: iyzico Ödeme Hizmetleri A.Ş. (Türkiye). Yalnızca abonelik ve fatura bilgileri paylaşılır.
• Bildirimler (yurt dışı): Bildirimler Apple Push Notification service (Apple Inc.) ve Firebase Cloud Messaging (Google LLC) üzerinden iletilir. Bu sunucular yurt dışındadır. Bunlara yalnızca cihazınızın bildirim belirteci ve içerik taşımayan kısa bir metin ("Toplantı raporu hazır" gibi) gider. Bu aktarım KVKK m.9 uyarınca [hukukçunun belirleyeceği yöntem] ile yapılır.
• Alt işleyenlerin tam listesi: [SAĞLAYICI WEB SİTESİ]/alt-isleyenler [DOĞRULANACAK: yayın adresi].
• Yetkili kamu kurumları: kanunen zorunlu hallerde.

6. Saklama süreleri

• Toplantı verileri: şirketin belirlediği süre boyunca saklanır ve süre sonunda otomatik olarak silinir.
• Telefondaki kopya: ses dosyası yüklendikten sonra telefondan silinir.
• Kayıt cihazındaki kopya: cihazın hafıza kartından, telefona bir sonraki bağlantıda silinir.
• Faturalama kayıtları: ilgili mevzuatta öngörülen süre boyunca (ör. Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl) [DOĞRULANACAK].
• Yedekler: en fazla 6 ay saklanır.

Ayrıntılı bilgi saklama ve imha politikamızdadır.

7. Güvenlik

Başlıca tedbirlerimiz şunlardır:

• şirketler arası veri yalıtımı (veritabanı düzeyinde satır güvenliği),
• ses dosyalarının şirkete özel anahtarla şifrelenmesi (AES-256-GCM),
• tüm bağlantılarda TLS,
• değiştirilemez denetim kaydı,
• rol bazlı yetkilendirme,
• kayıt cihazında donanım tabanlı kimlik doğrulama ve imzalı yazılım güncellemeleri.

Ayrıntılı tedbir listesi kurumsal müşterilerimize sözleşme ekinde sunulur.

8. Hesabınızın silinmesi

Hesabınızın silinmesini şu yollarla talep edebilirsiniz:

• uygulamada Ayarlar > Hesabı silme,
• web panelinde hesap sayfası,
• [HESAP SİLME SAYFASI URL'Sİ] adresindeki adımlar.

Hesabınız şirketinize ait olduğu için talep şirketinizin yöneticisine iletilir ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Talep onaylanınca:

• hesabınız kapatılır,
• oturumlarınız ve bildirim kayıtlarınız silinir,
• adınız ve e-postanız anonimleştirilir.

Kaydettiğiniz toplantılar şirketin iş kaydı olarak şirketin saklama süresi boyunca kalır. Toplantılardaki kişisel verilerinizin silinmesini ayrıca şirketinizden isteyebilirsiniz.

Toplantıya katılan ancak uygulamayı kullanmayan kişiler, kayıttan verilerinin silinmesini toplantıyı yapan şirketten talep eder.

9. Çocuklar

Platform kurumsal kullanım içindir ve 18 yaşından küçüklere yönelik değildir. Bilerek çocuklardan veri toplamayız.

10. Haklarınız ve iletişim

KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız şunlardır: bilgi talep etme, düzeltme, silme, itiraz ve zararın giderilmesi. Bu hakları kullanmak için:

• Toplantı ve kullanıcı verileriniz için: Platform'u kullanan şirkete başvurun. Bize ulaşan bu tür başvuruları ilgili şirkete iletiriz.
• Hesap, abonelik ve faturalama verileri için: [SAĞLAYICI KVKK BAŞVURU E-POSTASI] veya [SAĞLAYICI KEP ADRESİ] adresine ya da yazılı olarak [SAĞLAYICI ADRESİ] adresine başvurabilirsiniz. Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz yanıtlanır.

11. Değişiklikler

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri uygulama veya e-posta yoluyla duyururuz.

Yürürlük: [YÜRÜRLÜK TARİHİ] · Sürüm: [SÜRÜM]